新型コロナ対策（BCPー事業継続計画）：事業継続に必要な対応

事業継続に必要な対応

新型コロナ感染対策BCP（No.4）

事業継続に必要な対応

4.1 体制

（１）指揮命令系統

非常事態が発生した場合は、以下の体制により非常時対策本部を設置し、指揮命令及び社内での情報伝達を行う。

（２）役割分担

各班の役割は以下のとおりとする。

本部長	・全社的な非常時対応、対策本部の立ち上げ、事業継続対応の指揮を行う。
副本部長	・本部長の支援(本部長に支障が生じた場合は代理執行)
総務班	・本社事務所・店舗の情報システムの被害調査、復旧措置・収集した情報をもとにした今後の状況予測と必要となる対策の立案・対外的な情報発信、記録作成
業務班	・中核事業に関連する賃貸物件の被害調査・停止した業務再開時期の推定・業務再開措置（復旧措置、代替措置、不足物資の調達）。
対外班	・顧客や仕入先への連絡及び情報収集、調整
支援班	・発災初期における安全確保（店舗閉鎖、避難、救助）の指揮・動員、安否確認、人員配置、在宅勤務検討、時差出勤検討・対策本部（代替拠点含む）の設置・非常時対応に必要な不足物資の調査（人員、通信機器、消毒液、マスク、PC、アプリ、営業用書類・パンフ・グッズ、資機材等）

（３）安否確認

初動段階で特に必要になる安否確認の方法を記す。

責任者	総務班長	担当者	〇〇部長、〇〇
基本事項	・社員は、非常事態を察知した場合、上位者へ安否の報告を行う。・災害対策本部設置後は、総務班が安否確認を行う。
連絡手段	以下の手段を優先して連絡を行う。 ①安否確認システム　　　②携帯電話　　　③携帯PCメール　　④固定電話
連絡が取れない社員への対応	近隣の社員または直接上司が自宅訪問を行い、状況を確認し、責任者に報告する。
感染者が出た場合	感染者が発生した場合は、直ちに経営層（専務、社長）に報告する。

4.2 発動基準

段階	事象	参集対象者	行動内容
第１次動員（初動対応開始）	国内に感染者の発症	本部長、副本部長、総務、業務、対外、支援、各班長	社員家族感染の報告
第２次動員	東京都知事の外出自粛要請本社又は営業店舗に感染者発生	災害対策本部員他の社員は本部員からの参集指示に従う	災害対策本部の設置在宅勤務テレワーク
第３次動員（ＢＣＰ発動）	国の非常事態宣言に伴う東京都知事の外出禁止要請本社又は営業店舗に陽性の感染者発生	全社員	BCP発動関係者へ状況報告事務所店舗の閉鎖勤務停止

4.3 活動拠点

区分	施設名	要件等
通常	本社	場所：本社・会議室既存設備：ホワイトボード、電話搬入物：PC３台、複合機１台、テレビ、ラジオ
代替拠点第１候補	本社	住所：本社・会議室既存設備：ホワイトボード、電話（１回線）搬入物：PC3台、TV、ラジオ、消毒液、マスク収容人数：10人（災害対策本部員、支援班員）
代替拠点第２候補	〇〇セミナー　ルーム	住所：東京都既存設備：電話、FAX、インターネット（光回線）、PC１台、TV 搬入物：ＰＣ２台、収容人数：10人（災害対策本部員、支援班員）

4.5 重要業務の継続方法（BCP発動後の対応）

計画で対象とする事象の発生又は何らかの影響により、重要業務が停止し、目標復旧時間までに再開できないと見込まれた場合、以下の対応を取り、重要業務の再開を行う。

重要業務

担当者

（代理者）

実施方法

募集

本部長

[店長]

[担当者]

・家賃査定(新築含む)は、本部長の指示により業務を遂行

・募集は、人的接触を無くし非対面（WEB接客）に限定する

本部長

[店長]

[担当者]

・シータ、動画、写真の撮影は、本部長の指示により業務遂行

・図面作成や町情報は、在宅勤務にて業務遂行

・HP、ポータルサイト等の広告掲載は、在宅勤務にて業務遂行

・看板広告は、本部長の指示により業務遂行

営業

本部長

[店長]

[担当者]

・問合せ対応は、通信機器で行い、内見は予約者限定にし、できればVRにて対応

・メール、TEL対応は、本部長の指示により集約対応か転送にて業務遂行

・現地案内は、来店にてVR、TV電話利用、本部長の指示により業務遂行

・入居申込みは電子申込で対応

入居審査

本部長

[店長]

[担当者]

・予約の上来店か、TV電話にて業務遂行

・電子申込み審査（入居申込・家賃保証審査）

・FAXで保証会社審査（〇〇会社以外の物件）

・オーナー承認は、メール電話にて業務遂行

契約

本部長

[店長]

[担当者]

・重説、契約は、予約の上来店か、WEBにて業務遂行

・火災保険、諸契約は、郵送か予約の上来店にて業務遂行

・入居時の説明(設備、ゴミ出し等)は、郵送、メール又は本部長の指示により業務遂行（IT重説時に行うことも可）

・鍵の受け渡しは、郵送で、急ぎの場合は予約の上来店で業務遂行

・金員の収納は、カード決済または銀行振込で業務遂行

入居サポート

本部長

[店長]

[担当者]

・クレーム(設備等)対応は、メール応対に限定し、本部長の指示により業務遂行

・クレーム(入居者トラブル、騒音等)は、メール応対に限定し、本部長の指示により業務遂行

・滞納督促は、文書、電話にて督促し、滞納の事情状態をみて本部長の指示により業務遂行

・〇〇会社への報告は、電話又はメールにて業務遂行

更新

本部長

[店長]

[担当者]

・更新賃料の査定は、在宅勤務にて業務遂行

・更新通知は、法的期日までに郵送

・更新賃料の値上げ減額依頼は、緊急事態宣言を考慮して、オーナーへ減額依頼を相談し、更新賃料を決定する

・契約締結は、郵送にて業務遂行

アットホームのスマート重説アプリを活用しての説明も可

・緊急事態宣言後は、退室予定者が更新に切り替える場合があるので、電話によって更新の意思を確認した上で、更新契約を業務遂行

退室空室査定

本部長

[店長]

[担当者]

・退室立会業務は通常業務とするが、可能な限り非対面とする。賃借人と接触する場合は、必ずマスク着用と2m以上の距離をとり交渉説明を行う。非対面に代わりzoomなどのTV会議を活用する

・退室精算シート作成は従来通り

・敷金の返済は、銀行振込とする

・工事がある場合は、通常業務として業務遂行

業者との打ち合わせも現場立会は避け、TV会議などを利用する

制作：㈱イチイ　荻野

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不動産仲介会社“海外放浪社長”のブログです。